Какие документы нужны для электронной подписи

Какие документы нужны для электронной подписи? Общий список установлен пунктом 2 статьи 18 ФЗ № 63 от 2011 года. Однако, следует учесть, что каждый удостоверяющий центр вправе затребовать дополнительные документы для ЭЦП, которые позволят ему идентифицировать заявителя или получить иную необходимую информацию.

Электронная подпись (ЭП, ЭЦП) активно используется для осуществления электронного документооборота (сдачи документации в государственные структуры), для участия в торгах на интернет-площадках и т.д.

Чаще изготовление ЭЦП заказывают юрлица и ИП, реже – физические лица. От того, кто обращается за изготовлением, зависит и список предоставляемых документов.

Документы для ЭЦП

При обращении за подписью юридические лица готовят следующие документы для ЭЦП:

• Справка из ЕГРЮЛ, которая подтверждает, что в данный момент компания не находится в процессе ликвидации и не признана банкротом. Выписка теряет юридическую силу после истечения 30 дней с момента выдачи. Допускается предоставление оригинала. Если его нет, УЦ примет копию, заверенную у нотариуса. Обычная ксерокопия принята не будет.
• Заявление в УЦ о выпуске электронной подписи. Заявление составляется по шаблону, предоставленному на месте.
• Гражданский паспорт лица, на имя которого оформляется ЭЦП. Также необходимо отснять копии страниц с фото и регистрацией (допускается сделать на месте в УЦ).
• В случае, когда за ЭП обращается директор организации, необходимо предоставить копию учредительных документов, свидетельствующих о назначении данного человека руководителем. Копия заверяется у нотариуса.
• В случае, когда за ЭП обращается иное лицо, необходима доверенность от организации на совершение подобных действий. Документ заверяется у нотариуса.

Если ИП нужна цифровая подпись в документообороте, он должен представить документы:

• Выписка из ЕГРИП, которая подтверждает существование индивидуального предпринимателя. Справка действительна в течение 30 дней с момента выдачи. Допускается предоставление оригинала или копии, заверенной у нотариуса.
• Заявление в УЦ. Составляется по образцу, предоставленному на месте.
• Гражданский паспорт и копии разворотов с фото и регистрацией (можно сделать на месте).

Если физическому лицу нужна электронная подпись для документа, он должен предъявить:

• Гражданский паспорт и копии страниц с фото и регистрацией.
• Заявление в УЦ, составленное по образцу.
• Копию свидетельства о регистрации в налоговой, заверенную у нотариуса.

Цифровая подпись для документооборота

Цифровая подпись для документооборота впервые появилась в 2003 году. По состоянию на 2018 год использование электронной цифровой подписи для документооборота приобрело массовый характер.

Широкое распространение ЭЦП стало возможным благодаря целому ряду причин:

1. ЭП активно используется при сдаче отчетности в государственные контролирующие органы: ПФР, ФНП и др.
2. Без ЭЦП нельзя участвовать в электронных аукционах, которые проводятся при банкротстве организаций и физлиц.
3. Оформление не вызывает сложностей. Так, документы для получения ЭЦП можно собрать в течение одного дня.

ЭЦП значительно упрощает жизнь юридическим лицам.

Вместо того чтобы ежемесячно распечатывать большой объем отчетных документов, организация может отправить все необходимое одним файлом через Интернет.

Без заверения ЭП ни один электронный документ не имеет юридической силы.