Электронная подпись для юридических лиц

Электронная подпись (ЭП, ЭЦП) – это цифровой аналог обычной, рукописной подписи. ЭЦП создается путем криптографического изменения информации, переданной от заявителя специализированной организации. ЭЦП для юридического лица выдается только специально аккредитованными организациями УЦ (центрами удостоверения). В свою очередь, выдачей соответствующих аккредитаций занимается Минкомразвития.

Как получить электронную подпись для юридического лица? Для этого компания специальным приказом назначает ответственное лицо, которое будет иметь право распоряжаться подписью, передает установленный список документов (см. ниже) в выбранную организацию, производит оплату и забирает свою ЭП.

В большинстве случаев компании оформляют подпись по собственной инициативе, так как она открывает более широкие возможности взаимодействия с иными субъектами (государственными и коммерческими) посредством электронной связи. Получить ЭЦП для юридических лиц выгодно в том плане, что все необходимые документы, отчеты, заявки и прочее могут быть отправлены (переданы) через Интернет.

ЭЦП для юридического лица

Для утверждения онлайн версии документа необходим электронный ключ подписи для юридических лиц. Любой отчет, заявка, запрос, электронная справка, снабженные ЭЦП, имеют статус официального юридического документа. То есть, с помощью ЭЦП стирается разница между бумажными справками (отчетами и т.д.), подкрепленными печатью предприятия и его реквизитами и электронными, заверенными только ЭП.

Электронно-цифровая подпись для юридических лиц чаще всего используется в следующих случаях:

1. Сдача отчетности. Впервые такая возможность появилась еще в 2002 году с вступлением в законную силу ФЗ № 2002. Суть заключается в том, что все документы отчетности (налоговой, статистической, бухгалтерской и т.д.), заверенные ЭЦП, должны быть без вопросов приняты государственными контролирующими органами: налоговая служба, пенсионный фонд, соцстрах, Росстат и т.д.
2. Участие в электронных торгах. С развитием интернет-технологий большое распространение получили Интернет-аукционы. Юрлицо может стать организатором или участником такого аукциона только при условии наличия и использования ЭП.
3. Защита документов. Получение электронной подписи для юридических лиц выгодно в том отношении, что таковую подпись невозможно подделать. Это защищает компанию и ее партнеров от мошенничества со стороны третьих лиц. Также, в документ, заверенный ЭЦП, уже нельзя внести правки.

Как получить электронную подпись для юридического лица

На изготовление ЭЦП уходит около одного рабочего дня. Как уже указано выше, электронная цифровая подпись для юридических лиц выдается аккредитованной специализированной организацией. Для ее получения юрлицу необходимо:

1. Составить заявление. При личном обращении заявление составляется по предоставленному образцу, при подаче заявки через зарегистрированный аккаунт на сайте центра – формируется автоматически, заявителю необходимо лишь ввести требуемые данные.
2. Предоставить список необходимых справок. Так, цифровая подпись для юридических лиц требует наличия следующих документов:

• Гражданский паспорт сотрудника предприятия, на чье имя оформляется ЭП (как правило, в качестве такого сотрудника выступает руководитель). В случае предоставления копии, она предварительно заверяется в организации-заявителе (штампом и подписью директора). Оригинал документа дополнительного заверения не требует, копия будет снята в УЦ и там же заверена.
• СНИЛС сотрудника. Копия предварительно заверяется печатью и подписью руководителя юрлица, оригинал не заверяется.
• Копия приказа о приеме сотрудника на работу.
• Доверенность, выданная сотруднику от имени компании.

Также, чтобы сделать ЭЦП для юридического лица потребуется представить справку о постановке юрлица на учет в налоговых органах (требование ЕГАИС), учредительные документы (внутренний устав, приказ и т.д.), где указано, что сотрудник, который получает ЭЦП, имеет право на совершение подобных действий (требование Росреестра). Если ЭП не планируется использовать для взаимодействия с ЕГАИС и Росреестром, документы не предоставляются.

Получить ЭЦП для юридических лиц

Как оформить электронную подпись для юридических лиц? После предоставления указанного списка документов организации необходимо дождаться, пока ЭЦП не будет изготовлена. Чтобы окончательно оформить ЭЦП для юридических лиц требуется оплатить установленную договором по оказанию услуг сумму. По окончанию работ заказчику будет передана ЭП на любом удобном для него цифровом носителе: флеш-накопитель или электронная карта. С момента получения ЭЦП юрлицо может пользоваться подписью по своему усмотрению.

Оформление ЭЦП для юридических лиц не является бессрочным. По умолчанию, срок действия ЭП составляет 1 год. Ближе к истечению срока действия юрлицо должно (если это ему необходимо) подать заявку на продление (перевыпуск) ЭП.

В следующих случаях, юрлицу необходимо подать заявку на перевыпуск ЭП еще до истечения срока действия прежней подписи:

• Изменение реквизитов компании (смена наименования, ИНН и т.д.).
• Изменение ФИО лица, владеющего подписью.
• Поломка или утеря носителя, на котором находилась ЭП.
• Взлом ЭЦП или получение доступа к ней со стороны третьих лиц.

По своему усмотрению юрлицо имеет право подать заявку на досрочный перевыпуск ЭП по любым другим причинам или вовсе без причин. При перевыпуске ЭЦП для юрлиц старая подпись автоматически аннулируется и более не имеет юридической силы.

Процедура перевыпуска аналогична процедуре первичного получения ЭП. Юрлицо обязано предоставить в удостоверяющий центр перечисленные выше документы, оплатить необходимый взнос и забрать новую ЭЦП на электронном носителе. Новой подписью можно начинать пользоваться в первый день после ее получения.